Dirección de Administración

FUNCIONES

• Programar, dirigir, coordinar y supervisar la política administrativa de la Institución en estrecha relación con el Vice-Rectorado Administrativo.
• Formular e implementar los programas, normas y procedimientos administrativos de su competencia, conjuntamente con la Dirección de Sistema Y Procedimientos Administrativos.
• Prestar a las diversas dependencias de la Universidad los servicios generales, técnicos y administrativos que le sean asignados.
• Supervisar el personal administrativo de las dependencias a su cargo.
• Recibir informes de las unidades a su cargo y presentarlos a consideración del Vice- Rectorado Administrativo.
• Supervisar los contratos administrativos.
• Autorizar los diferentes documentos administrativos que sean de su competencia, de acuerdo a la normativa interna, tales como: ordenes de compra, ordenes de servicios, cheques, comprobantes presupuestarios, requisiciones, cp2, ordenes de pago, entre otros.

OBJETIVO GENERAL

Lograr un mejor y eficaz cumplimiento de la normativa, con especial atención a las sedes de mayor traslado de bienes, a fin de generar información confiable, veraz y oportuna con miras a una eficaz administración y continuo mejoramiento del control interno.

FUNCIONES

• Planificar, coordinar y ejecutar la toma de los inventarios físico de los bienes muebles e inmuebles de la institución.
• Mantener actualizado el registro y control de los bienes muebles e inmuebles que ingresen a la institución mediante las incorporaciones y desincorporaciones de bienes.
• Diseñar los planes, proyectos, metodologías, estrategias, normas y procedimientos necesarios para el cumplimiento de las funciones de la unidad.
• Promover el desarrollo y capacitación del personal adscrito y velar porque tengan las condiciones de trabajo adecuadas
• Realizar la codificación, clasificación e identificación de los bienes muebles e inmuebles de la institución.
• Administrar y supervisar las actividades relaciones a los bienes muebles e inmuebles de la institución.
• Cooperar en dar soluciones en las situaciones que se presentan en relación a las incorporaciones, desincorporaciones y donaciones de bienes.
• Elaborar y rendir informes a la Dirección de Administración y al Vice-Rectorado Administrativo (VRAD) de las actividades realizadas de forma veraz y oportuna.
• Solicitar al VRAD la aprobación ante el CONDIR de los bienes muebles a desincorporar e incorporar.
• Enviar periódicamente informe a la unidad de contabilidad por donaciones, sustituciones o por cambios efectuados en la factura y también de las desincorporaciones a realizar.
• Enviar informe a la Dirección de Administración de los bienes recibidos por efectos de compra o donaciones a fin de que sean incluidos en la póliza de seguro.
• Velar por el mantenimiento, preservación y custodia de los bienes muebles asignados a la Unidad de Bienes y a la institución en general.
• Velar por el buen mantenimiento del ambiente laboral con condiciones higiénicas y de seguridad del personal adscrito a la misma, reportando cualquier anomalía.
• Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la institución.
• Mantener relaciones laborales interpersonales continuamente con las diferentes dependencias de la institución a fin de intercambiar información referente a los bienes e inmuebles.
• Realizar justiprecio a los bienes donados que no tenga precio histórico o referencial conjuntamente con la unidad de compras.

OBJETIVO GENERAL

Programar los procesos de compras de la institución atendiendo las solicitudes realizadas por las diferentes dependencias, de acuerdo a las políticas y normas generales de compras y suministro vigentes en la Universidad, en concordancia con las leyes y reglamentos .

FUNCIONES

• Dar fiel cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la adquisición de bienes y servicios.
• Elaborar el registro sistemático de las adquisiciones de bienes y servicios realizadas.
• Creación de un Registro de Proveedores de la UNERMB.
• Establecer y mantener un archivo de los documentos comprobatorios de todo tipo de transacción realizada debiéndose conservar permanentemente organizados y numerados.
• Suministrar información al Departamento de Bienes sobre los bienes adquiridos a fin de ser incluidos en las pólizas de Seguros de la Universidad.
• Elaborar la programación anual de compras y la ejecución trimestral de las mismas, atendiendo los lapsos establecidos para la recepción de esta información.

OBJETIVO GENERAL

Consolidar los estados financieros para mostrar los resultados de la gestión presupuestaria, financiera, económica y la situación patrimonial de la institución con la oportunidad y periodicidad que los entes superiores lo requieran.

FUNCIONES

• Analizar los soportes de la información contable para su registro.
• Clasificar los soportes contables para su codificación (identificar la operación contenida en los documentos fuente).
• Codificar los soportes contables de acuerdo al plan único de cuentas existente.
• Preparar los comprobantes de diario.
• Registrar la información en los libros de diario, mayor y registros auxiliares.
• Registrar asientos de apertura y cierre de los libros de contabilidad.
• Elaborar los balances de comprobación por sumas y por saldos. nalizar los balances de comprobación y proponer los ajustes contables.
• Preparar los estados financieros básicos:
• Estado de resultados (ingresos y egresos).
• Estado de origen y aplicación de fondos.
• Balance general clasificado.
• Conciliar los resultados contables con los presupuestados.
• Emitir informes.
• Revisar las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos egresos, cuentas de orden.
• Ejercer control continuo sobre las cuentas que representan mayor riesgo, entre otros: bienes muebles e inmuebles, nóminas de personal, prestaciones sociales, fondos en avance y anticipo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar.
• Emitir los informes sobre la situación correspondiente a cada cuenta analizada y controlada.

OBJETIVOS GENERAL

Coordinar y controlar las funciones relacionadas con la elaboración de órdenes de pagos y emisión de cheques de manera eficiente y oportuna, la rendición de tributos de la Universidad ante los organismos competentes.

FUNCIONES

• Controlar los ingresos y egresos de recursos financieros, a través de registros e informes.
• Controlar la recaudación de los ingresos generados por la institución y los recibidos del ejecutivo nacional.
• Elaborar conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas, mediante las cuales la institución moviliza los recursos financieros.
• Preparar informes correspondientes a las fuentes y usos de los recursos financieros manejados por la institución.
• Controlar los procesos de elaboración de órdenes de pago y la emisión de cheques, de manera eficiente y oportuna.
• Recibir de la Dirección de Administración las órdenes de pago para su cancelación.
• Registrar y controlar las ordenes de pagos emitidas por las distintas unidades ejecutoras del gasto.
• Emitir los cheques para la cancelación de compromisos de acuerdo a la disponibilidad financiera.
• Preparar informes requeridos por las diferentes instancias de la institución y demás órganos de control del estado.
• La sección de control tributario tiene como propósito centralizar el pago de los impuestos retenidos por las diferentes unidades ejecutoras del gasto.
• Controlar las retenciones de impuestos a lo que esta obligado el ente.
• Remitir las órdenes de pago a la sección de emisión de pago para la cancelación de los impuestos retenidos a la tesorería nacional.
• Preparar los informes requeridos por las autoridades rectorales y los órganos de control del estado.
• La sección de caja tiene como propósito canalizar la recepción de ingresos y efectuar los pagos de manera organizada.
• Recibir de los usuarios, los pagos en efectivo, cheques, depósitos bancarios y otros.
• Entregar a los usuarios solvencias y cheques o efectivo, según sea el caso.
• Emitir reportes periódicos o eventuales que amerite el proceso.